Manajemen SDM - Forum 3 : Rekrutmen dan Seleksi untuk Calon Pengendali Alat Berat

 

Pada semester dua tahun ini kami telah melakukan penambahan target produksi batubara. Hal ini  sesuai dengan kesepakatan kontrak jangka panjang yang telah ditandatangani direksi perusahaan kami dan pihak customer di Jakarta. Dengan adanya penambahan target produksi yang hampir mencapai dua kali lipat dari target pada semester pertama maka kebutuhan jumlah equipment alat-alat berat menjadi semakin banyak, seperti kebutuhan unit Excavator, Heavy Duty Truck, Bulldozer, Grader, dan lain sebagainya. Kebutuhan equipment yang semakin bertambah perlu diikuti dengan perencanaan SDM yang matang. Manajemen jobsite kami telah menginstruksikan tim Engineering (ENG), Operation (OPR), Learning Center (LC) dan Human Resources (HR) untuk segera melakukan manpower planning berdasarkan perhitungan beberapa parameter produksi dan roster kerja operator. Dari perhitungan tersebut diperoleh jumlah operator yang dibutuhkan untuk setiap equipment dan tugas tim HR adalah melakukan proses rekrutmen dan seleksi para kandidat operator agar jumlah operator terpenuhi pada semester dua.

Tim HR bersama dengan tim LC menyusun job requirement untuk jabatan operator dan disepakati sebagai berikut : Pendidikan minimal SMA/sederajat, Usia maksimal 45 tahun dan Pengalaman Kerja sebagai operator minimal 2 tahun. Kebutuhan yang banyak dan mendesak ini mengharuskan Tim HR jobsite dan Head Office melakukan kolabarosi secara aktif untuk melakukan rekrutmen eksternal, apalagi harus menghadapi tantangan para kompetitor yang memang sedang menjalankan proses yang sama seiring dengan kenaikan harga batubara dalam beberapa tahun terkahir. Tim HR menggunakan beberapa sarana rekrutmen eksternal, yaitu :

1. Sumber Mandiri Organisasi

• Iklan lowongan pekerjaan melalui akun official perusahaan seperti LinkedIn, Facebook dan Istagram. Kemudian para kandidat melakukan pengajuan  lamaran melalui typeform)
• Pelamar bisa langsung datang sendiri atau melalui email/whatsapp dengan menyerahkan CV dan surat lamaran ke tim HR

   2. Dukungan organisasi lain

•  Menggunakan media sosial para karyawan. Melalui media sosial, para karyawan menyebarkan berita lowongan kerja dari perusahaan kepada public

Untuk proses seleksi, tim HR kami melakukan beberapa tahapan berikut :

• Seleksi berkas sesuai dengan persyaratan
• Melakukan psikotest secara langsung maupun online
• Interview kandidat oeh tim LC mengenai kemampuan teknis, jika tidak sesuai dengan spesifikasi job dari operator equipment yang dilamar, maka kandidat tidak bisa melanjutkan ke tahap selanjutnya
• Medical Check Up (MCU), jika dinyatakan unfit maka kandidat diyatakan gugur
• Setelah dinyatakan fit MCU, para kandidat akan menandatangani Surat Perjanjian Kerja (SPK) dan  mengikuti masa probation selama 3 bulan.

Manajemen SDM - Forum 2 : Job Analysis untuk Pekerjaan Baru yang Berkaitan dengan Covid-19

 

Munculnya pandemi covid-19 menjadi salah satu fokus manajemen perusahaan. Manajemen serius dalam proses pencegahan dan penanganan selama pandemi. Salah satu yang menjadi perhatian besar  adalah monitoring Kesehatan karyawan. Manajemen melalui departemen IT meluncurkan aplikasi “Self Declare” untuk monitoring kesehatan 900 karyawan, baik yang berada di site maupun di luar site. “Self Declare” wajib diisi setiap hari oleh semua karyawan, yang berisi mengenai pertanyaan apakah karyawan mengalami gejala covid-19, apakah karyawan berinteraksi dengan ODP, Dengan siapa saja memiliki kontak erat, dsb. Data semua karyawan yang masuk ke dalam aplikasi “Self Declare” harus diproses lebih lanjut sehingga dapat menjadi pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusan.

Adanya tuntutan perusahaan mengenai rencana pekerjaan baru tersebut, manajemen melalui HRD melakukan job analysis untuk merencanakan tim Data Keeper yang memiliki beberapa tugas sebagai berikut :

• Melakukan analisa laporan Kesehatan karyawan berdasarkan data “Self Declare”
• Melakukan konfirmasi kepada karyawan yang melaporkan gejala dan berinteraksi dengan ODP
• Memberikan instruksi kepada karyawan yang melaporkan gejala agar segera periksa ke dokter dan melakukan ISOMAN
• Melakukan contact tracing jika ditemukan kasus positif
• Melakukan presentasi “Daly Self Declare” kepada manajemen

Dengan berdasarkan beberapa tugas di atas, HRD melakukan penyusunan spesifikasi tim Data Keeper yang tepat untuk mengisi posisi tersebut, yaitu :

• Pendidikan D3/S1 dengan background Kesehatan (Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, Keperawatan, dll)
• Mampu mengoperasikan komputer/laptop, dengan program Ms. Word, Ms. Excel & Power Point
• Mampu berkomunikasi dengan baik
• Mampu bekerja dengan teliti
• Mampu bekerja dalam tim

Manajemen memberikan challenge kepada tim Data Keeper agar mencapai target, yaitu 100% karyawan yang bergejala mendapatkan pemeriksaan dokter dan melakukan ISOMAN sehingga penyebaran virus Covid-19 dapat ditekan.

Manajemen Marketing - Forum 2 : Marketing 4.0

Adanya pandemi Covid-19 menyebabkan perubahan beberapa perilaku konsumen, salah satunya bisa kita lihat dalam hal cara konsumen berbelanja dan mengkonsumsi barang. Saat ini konsumen lebih memilih berbelanja secara online. Kalaupun dilakukan secara offline, konsumen akan lebih memilih berbelanja di toko yang lokasinya dekat dengan rumah. Selain itu, frekuensi belanja cenderung berkurang. Konsumen akan mengurangi frekuensi belanjanya, namun lebih ke memperbanyak porsi belanjaan dari biasanya. Jika dilihat dari barang yang dikonsumsi, terjadi perubahan prioritas dalam memilih apa yang akan dikonsumsi. Pengeluaran tidak wajib cenderung menurun, termasuk salah satunya konsumsi hiburan. Dibanding ke bioskop, konsumen akan lebih memilih hiburan melalui platform streaming. Konsumen juga lebih memilih media digital dalam memperoleh informasi. Selanjutnya, salah satu perubahan yang sangat terasa di antara kita adalah perubahan gaya hidup. Saat ini, konsumen lebih fokus dalam mengutamakan kesehatan dan kebersihan, sehingga hal ini berdampak positif terhadap penjualan produk kesehatan, produk organik dan produk alami.

Perubahan beberapa perilaku konsumen membuat para pelaku usaha harus dapat menyesuaikan dalam hal pemasaran dan penjualan. Pemasaran oleh para pelaku usaha dilakukan secara digital sejalan dengan perkembangan era marketing 4.0, dimana para konsumen telah mengalami lima tahapan yang disebut 5A (Aware, Appeal, Ask, Act, dan Advocate). Tahap Aware berbicara mengenai bagaimana konsumen mengenal suatu produk atau brand, diikuti dengan tahap Appeal ketika konsumen mulai tertarik dengan produk atau brand tersebut. Di tahap selanjutnya, konsumen akan berusaha untuk mencari tahu lebih dalam mengenai produk atau brand terkait (Ask). Jika informasi yang diperoleh berhasil meyakinkan konsumen, maka ada kemungkinan konsumen akan melakukan pembelian (Act). Belum berhenti sampai di situ, jika konsumen merasa puas terhadap produk atau jasa yang dibeli, maka ia akan merekomendasikan produk atau layanan tersebut kepada orang lain (Advocate). Lima tahapan tersebut terjadi ketika para pelaku usaha memanfaatkan e-marketplace, e-marketspace dan media sosial dalam hal memasarkan dan menjual produk/jasanya kepada para konsumen, dimana hal ini merupakan langkah yang sangat adaptif terhadap perubahan perilaku konsumen saat terjadi pandemi Covid-19 seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Manajemen SDM - Forum 1 : “Desa BUMA” untuk Tim Kerja yang Kohesif

 

PT BUMA merupakan salah satu perusahaan kontraktor jasa pertambangan batubara di Indonesia. Berdasarkan data evaluasi ESDM mengenai kecelakaan tambang berakibat fatal pada tahun 2019, terdapat dua faktor utama yang menjadi penyebab kecelakaan tersebut, yaitu faktor pribadi dan faktor pekerjaan. Faktor pribadi didominasi karena kurangnya pengetahuan dan motivasi yang keliru. Sedangkan untuk faktor pekerjaan didominasi karena kurangnya kuantitas dan kualitas kepemimpinan dan kepengawasan. Beberapa faktor tersebut melatarbelakangi perusahaan melakukan transformasi untuk membangun anggota tim kerja yang lebih kompeten dan professional serta membangun budaya yang lebih kohesif di tim kerja garis depan (frontline), terutama antar sesama operator produksi dan operator produksi dengan pengawas. Transformasi tersebut diimplementasikan perusahaan dalam bentuk program “Desa BUMA”.

“Desa BUMA” adalah sekelompok individu yang saling berinteraksi dengan frekuensi intens dan memiliki ketergantungan satu sama lain untuk mencapai beberapa tujuan berikut :

• Meningkatkan kelekatan emosi antar sesama operator produksi dan operator dengan pengawas
• Membentuk kelompok kerja untuk membangun budaya kerja yang aman
• Mengoptimalkan produktivitas pengawas dan operator

Terdapat beberapa komponen penting dalam “Desa BUMA” yaitu :

• Struktur “Desa” yang beranggotakan Kepala Desa (Supervisor), Ketua RT (Pengawas) dan Warga (10-15 orang Operator Produksi). Jumlah Desa di setiap site BUMA tergantung dari jumlah operator produksinya
• Pengelompokkan/Grouping untuk area kerja dan mess tempat tinggal sesuai dengan “Desa”-nya masing-masing

Dan berikut beberapa aktivitas yang dilakukan selama implementasi program “Desa BUMA” :

• Pelatihan kepada Kepala Desa & Ketua RT mengenai Leaders Mindset, Communication Skill (Active Listening, Powerful Question, Assertive Communication, Crucial Conversation) dan Coaching Skill (sampai dengan penugasan misi)
• Sarasehan perangkat dan warga “Desa BUMA” baik langsung maupun secara virtual, tema obrolan santai berupa sharing pengetahuan safety dari warga, update informasi perusahaan dari kepala desa sampai dengan merencanakan kegiatan untuk penyaluran hobi
• Coaching for improvement setiap bulan dari Ketua RT (Pengawas) kepada warga desa (operator produksi) untuk membangun komitmen dari warga desa dalam meningkatkan safety dan produktivitas
• Gamifikasi Desa, yaitu elemen permainan dan desain teknik permainan untuk mendorong pencapaian performa melalui proses penguatan tim kohesi di dalam desa. Poin dalam gamifikasi setiap desa dapat di-redeem dengan merchandise menarik

Manajemen Marketing - Forum 1 : Permasalahan Marketing yang dialami diperusahaan

 

Saya bekerja di salah satu kontraktor jasa pertambangan batubara di Indonesia, yang bekerjasama dengan beberapa big customer seperti PT Adaro Indonesia, PT Berau Coal dan PT Bayan Resources. Seluruh kontrak kerja dengan customer disepakati oleh jajaran direksi kami di Head Office. Tugas kami yang berada di Jobsite hanya berfokus pada customer satisfaction sesuai dengan target yang telah disepakati dalam kontrak tersebut, salah satunya adalah performa safety. Beberapa tahun yang lalu di salah satu jobsite kami, secara berturut-turut selama 3 tahun mengalami kejadian kecelakaan fatal. Hal ini yang menjadi latar belakang customer melakukan pemutusan kontrak beberapa area kerja karena perusahaan kami dianggap tidak serius dalam program pencegahan kecelakaan. Setelah melihat kejadian ini, perusahaan kami melakukan "Rebranding" besar-besaran untuk mengembalikan kepercayaan customer terkait safety dengan cara menjalankan beberapa program diantaranya SAHABAT SHE, ZERO ACCIDENT MINDSET dan GENBA ON THE FIELD. Dalam beberapa tahun program ini dijalankan dan terbukti secara efektif dapat mencegah terjadinya kecelakaan fatal di tempat kerja kami. Setelah penantian panjang selama 7 tahun akhirnya perusahaan kami berhasil kembali mendapatkan kepercayaan customer berupa kesepakatan kontrak penambahan area kerja dengan kenaikan volume produksi yang sangat signifikan dari sebelumnya.