Manajemen SDM - Forum 12 : Perubahan pada People & Technology di Masa Pandemi

 

Perubahan adalah pertanda KEHIDUPAN. Pada dasarnya perusahaan adalah sesosok makhluk hidup yang dilahirkan, tumbuh, sakit, tua dan mati seperti pada kebanyakan perusahaan. Namun, kalau perawatannya baik dia akan terus tumbuh dan berumur Panjang. Menurut saya ada beberapa alasan mengapa perubahan kadang sulit diterima oleh para karyawan, yaitu :

• Anggapan bahwa masa depan adalah perpanjangan masa lalu
• Asumsi bahwa keberhasilan masa lalu akan terus terbawa sampai masa kini; dan
• Ide yang membawa kita sampai pada hari ini adalah ide yang sama yang akan membawa kita ke masa depan

Terdapat salah satu kasus perubahan yang beberapa bulan lalu terjadi di perusahaan kami. Hal ini berkaitan dengan penanganan pandemic Covid-19 di perusahaan. Karyawan harus membiasakan diri untuk melakukan pelaporan kondisi kesehatan pribadinya melalui aplikasi di smartphone. Jadi perubahan ini berfokus pada people dan technology. Dengan total karyawan yang mencapai 1000 orang, pengelolaan perubahan ini tentunya bukanlah hal yang mudah.  Kami melakukan beberapa fase perubahan dengan merujuk Jeanie Duck, BCG Partner in The Change Mosnter , yaitu :

1. Stagnation. Dalam fase ini merupakan fase terberat karena harus meyakinkan semua tim bahwa pelaporan kesehatan pribadi ini sifatnya wajib karena digunakan untuk proses monitoring dan controlling dalam rangka pencegahan penularan Covid-19 di area kerja.

2. Preparation. Dalam fase ini, perusahan telah menyusun dua tim khusus, yaitu satu tim untuk Data Keeper dan tim lainnya merupakan Influencer setiap departemen. Data Keeper bertanggungjawab untuk melakukan koordinasi dengan vendor pengembang aplikasi, melakukan monitoring data kesehatan, sampai dengan melakukan tindak lanjut untuk beberapa karyawan yang terindikasi bergejala atau berinteraksi dengan orang positif Covid-19. Sedangkan tim influencer bertanggungjawab dalam melalukan sosialisasi cara instalasi dan utilisasi aplikasi melalui video, pamflet, spanduk dan penyampaian secara langsung kepada semua karyawan di departemennya masing-masing. Mereka juga harus melakukan reminder secara rutin melalui WAG agar semua karyawan konsisten dalam melakukan pelaporan kesehatannya setiap hari.

3. Implementation. Dalam fase ini perusahaan telah melakukan trial selama 2 bulan dan hasilnya % Compliance pelaporan baru mencapai 65% dari total karyawan. Angka ini masih terlalu kecil karena 35% karyawan tidak diketahui kondisi kesehatanya dan berpotensi menjadi simpul-simpul baru penyebaran virus. Melihat hal ini, Tim segera melakukan identifikasi terhadap beberapa faktor yang menjadi kendala rendahnya pencapaian, dan diperoleh dominan disebabkan karena aspek habit (kebiasaan). Para karyawan sering lupa dan mengabaikan reminder dari para influencer. Selain itu, beberapa karyawan mengalami kendala dalam proses instalasi aplikasi. Mereka juga beranggapan bahwa aktivitas baru ini cukup merepotkan dan tidak memberikan manfaat lebih kepada individu karyawan.

4. Determination. Dalam fase  ini, tim telah menyusun beberapa Langkah strategis untuk meyelesaikan beberapa faktor penyebab rendahnya % pelaporan. Dengan disetujui manajemen, pelaporan ini ditetapkan menjadi persyaratan karyawan sebelum bekerja (No Report No Job) sehingga jika karyawan tidak melakukan pelaporan dan tidak dapat bekerja, secara langsung pendapatan mereka akan berkurang. Perusahaan juga menetapkan aturan pemberian Surat Peringatan bagi karyawan yang tidak melakukan pelaporan sebanyak 3 kali dalam 30 hari. Kedua cara ini merupakan metode Coercion (Paksaan) dari perusahaan kepada karyawan. Selain itu, tim juga melakukan metode Komunikasi dan Edukasi kepada para karyawan melalui WAG maupun ketika proses coaching. Semua metode yang dilakukan harapannya cukup efektif dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi.

5. Fruition. Dengan dukungan penuh dari manajemen dan kolaborasi yang baik dari tim Data Keeper-Influencer, semua strategi dapat diterapkan secara konsisten sehingga berdampak langsung terhadap peningkatan % pelaporan kesehatan yang mencapai 95% setelah 3 bulan aplikasi ini diluncurkan dan diutilisasi. Data kesehatan ini dapat digunakan sebagai mitigasi awal tim dalam mencegah penularan Covid-19 di perusahaan selama pandemi.